EASY SOFTWARE AG

Outsourcing, Dienste „OnDemand" und "Software aus der Steckdose" sind mehr als ein Modetrend. Immer mehr Unternehmen ziehen es vor, den Betrieb Ihrer Unternehmenssoftware auszulagern und die Wartung und den Betrieb der Systeme externen Spezialisten im Rechenzentrum zu überlassen. Das spart eigene Ressourcen und erhöht die Sicherheit und Verfügbarkeit der Systeme.

EASY ENTERPRISE SERVICES (EES) verfügt im Geschäftsfeld Hosting/Outsourcing über ein weites Angebotsspektrum für Partner und Endkunden.

Infrastruktur („Infrastructure-as-a-Service", IaaS)

Bei der Auslagerung von IT-Teilprozessen aus dem eigenen Unternehmen hinaus stellt sich gerade für mittelständische Unternehmen häufig die Frage nach einer ausreichenden Netzanbindung, um den Betrieb der (teilweise) ausgelagerten IT-Infrastruktur optimal zu gewährleisten.

Hier kann die EES durch exzellente Verbindungen zu Carriern und Infrastruktur-Anbietern auch völlig losgelöst vom Archiv- und DMS-Markt Ihre Outsourcing-Projekte perfekt begleiten.

Gleiches gilt für die Bereitstellung von Rechenzentrums-Kapazitäten. Sei es Bereitstellung von Rackspace für eigene Hardware oder das Betreiben von virtualisierten Serversystemen, hier liefert die EES ebenfalls maßgeschneiderte Angebote. Natürlich unabhängig von ECM-Plattformen. Je nach Anforderung liefern wir Ihnen Hochverfügbarkeits-Systeme oder aber kostengünstige Mittelstands-Lösungen "aus der Steckdose". Selbstverständlich nur in hochsicheren, zertifizierten Rechenzentren.

Vorinstallierte, betreute EASY-Systeme

Aufsetzend auf den oben beschriebenen Infrastruktur-Basisdiensten bietet die EES als Plattform-Dienste („Platform-as-a-Service", PaaS) den komplett betreuten Betrieb von vorkonfektionierten EASY-Produktbausteinen für den Endkunden im sicheren Rechenzentrum an. Hier ist z.B. jederzeit automatisch gewährleistet, dass immer aktuelle Betriebssystem-Versionen und -Patches sowie die aktuellsten Versionen der EASY-Produkte installiert sind. Das bringt Ihnen maximale Sicherheit für den Betrieb Ihres Softwaresystems. Natürlich mit hochaktuellem Virus-Schutz. Ferner kümmert sich die EES dabei für Sie täglich um den Status Ihres EASY-Systems: Log-Files werden überwacht, Backups durchgeführt und Speicherplatz kann nicht ausgehen. Die vertraglich garantierten Verfügbarkeiten werden den individuellen Bedürfnissen der Endkunden gemäß angepasst.

Dieses Angebot basiert auf dem klassischen EASY-Lizenzmodell, abgerechnet werden also Standard-Produkte über Server- und Client-Lizenzen. Bestehende Lizenzen und Pflegeverträge werden mitgebracht.

Solche Services werden z.B. für EASY ENTERPRISE.x, für EASY ENTERPRISE.i und für EASY DOCUMENTS als vorkonfektionierte Standard-Bausteine („Building-Blocks") angeboten.

Die Systemumgebung wird für Endkunden dediziert, das bedeutet, dass jeder Kunde seine eigene „private" Umgebung erhält, die vollständig isoliert ist und auch komplett nach eigenen Wünschen angepasst werden kann („Customizing").

Die kundenspezifischen Anpassungen werden also wie gewohnt vom EASY-Partner oder dem EASY-Consulting durchgeführt, nur stehen die Systeme nun im Rechenzentrum.

Managed Services, Betreuung von Inhouse-Systemen

Hier übernimmt die EES für Endkunden die Betriebsführung (Monitoring und Basis-Administration) der – zumeist bereits bestehenden – individuellen EASY-Kundensysteme. Die Server können dabei entweder im Rechenzentrum des Kunden vor Ort („OnSite“) oder in einem beliebigen Rechenzentrum stehen. Die Betreuung der Systeme seitens der EES erfolgt per Fernwartung.

Auch hier kümmert sich die EES dabei für Sie täglich um den Status Ihres EASY-Systems: Log-Files und der Speicherplatz werden überwacht, Backups werden durchgeführt. Bei Störungen werden umgehend Gegenmaßnahmen eingeleitet. Die vertraglich garantierten Verfügbarkeiten werden den individuellen Bedürfnissen der Endkunden gemäß angepasst, um ein kostengünstiges Angebot bieten zu können.

Oftmals besteht der Bedarf, ausgewählte Teile von Unternehmensdaten, die in EASY-Systemen gespeichert werden, externen Dritten zum reinen Lesezugriff bereitzustellen.

Früher mit Hilfe „selbsttragender Archive“ auf einer DVD gelöst, liegt es in der Zeit des „CloudComputing“ nahe, eine entsprechende externe Datenbereitstellung über Internet-Technologie zu realisieren.

Besonderes Augenmerk ist hier natürlich auf die Sicherheit für Ihre Daten zu richten. EASY ENTERPRISE SERVICES (EES) stellt EASY-Partnern und Endkunden einen entsprechenden Service bereit. Der Dienst wird auf der bewährten, KPMG-zertifizierten EASY ENTERPRISE.x-Plattform betrieben, das Hosting Ihrer Daten erfolgt für Sie in ausschließlich zertifizierten Rechenzentren innerhalb Deutschlands mit garantierten Verfügbarkeiten des Service.

Die bereitzustellenden Datensätze werden aus dem Quell-System gezielt per Selektion extrahiert und exportiert. Die EES übernimmt diese Datensätze von Ihnen und stellt sie über ein zentrales, sicheres EASY ENTERPRISE.x-System per Web-Client über das sichere HTTPS-Protokoll zur Verfügung. Damit die Datensätze vor unbefugten Lesezugriffen geschützt werden, erhalten Sie von der EES dedizierte Logon-/Passwort-Kombinationen, die Sie an die Personen weitergeben können, die externen Zugriff auf die Daten erhalten sollen.

Hierbei ist natürlich von extern nur ein Lesezugriff möglich. Als Mehrwertfunktionen können die zugreifenden Personen komfortabel in den bereitgestellten Daten recherchieren, die Datensätze gefundenen können vom Endanwender heruntergeladen oder gedruckt werden. Innerhalb der Bereitstellungszeit sind beliebig viele Recherchezugriffe auf die Daten möglich.

Die Bereitstellung Ihrer Daten erfolgt über einen Mindestzeitraum von drei Monaten, danach kann der Dienst monatlich gekündigt werden. Für längere Bereitstellungszeiten ergeben sich entsprechende Discounts auf die monatlichen Bereitstellungsgebühren.

Die Abrechnung erfolgt monatlich, abhängig vom Volumen der für Sie bereitgestellten Daten. Zum Einrichten des Dienstes ist ein einmaliger Setup-Aufwand zum Fixpreis zu entrichten. Sprechen Sie uns für ein konkretes Angebot an!

CloudComputing, OnDemand-Modelle und "Software aus der Steckdose" sind mehr als ein Modetrend. Immer mehr Unternehmen ziehen es vor, Softwarefunktionalitäten auszulagern und sie nur exakt in dem Umfang abzurufen, in dem sie benötigt werden. Bezahlt wird bei diesem Prinzip nur der tatsächliche Nutzungsumfang.

Software als Diensteistung

Ein großer Vorteil von Software-as-a-Service (SaaS) ist darin zu sehen, dass Unternehmen ohne eine eigene Infrastruktur die angebotenen Services nutzen können. Zudem ist kein Wartungspersonal vor Ort erforderlich und eine Kapitalbindung durch den Erwerb von Softwarelizenzen ist ebenfalls nicht notwendig. Für die Endkunden bietet SaaS maximale Transparenz und Kostenkontrolle, da Dienste zu kalkulierbaren monatlichen Fixkosten abgerechnet werden.

Besondere Partner bedienen Endkundenmärkte

Nun können auch Partner und Endkunden von den umfangreichen Erfahrungen der EASY ENTERPRISE SERVICES GmbH (EES) bei dem Aufbau und Betrieb von Software-as-a-Service-Modellen im ECM-Umfeld profitieren. SaaS-Lösungen für Endkunden werden ausschließlich über spezialisierte Partnerkanäle angeboten.

Diese SaaS-Angebote basieren auf rein nutzungsorientierten Abrechnungsmodellen, abgerechnet werden also in der Regel verbrauchte Volumina wie Speicher, importierte Dokumente bzw. Datensätze oder OCR-Läufe. Bezahlt wird also immer nur das, was gerade auch benötigt wird, nicht mehr. Das impliziert allerdings auch, dass bestehende Lizenzen und Pflegeverträge hier nicht weiter gelten können, weil alternativ abgerechnet wird.

Kennzeichen „echter" SaaS-Umgebungen

System-Umgebungen von SaaS-Plattformen werden immer geshared, das heißt, dass mehrere  Kunden („Mandanten") gemeinsam einen Server für die Bearbeitung ihrer Daten benutzen. Dabei werden selbstverständlich für jeden Kunden „private" Datenhaltungen mit strikter Datentrennung eingerichtet und alle Datenschutzstandards eingehalten.

Die Arbeits-Umgebung ist jedoch für alle Kunden/Mandanten gleich, es können nur in sehr beschränktem Maße Individualisierungen für einzelne Kunden/Mandanten durchgeführt werden. Dadurch können durch bessere Ausnutzung von bestehenden System-Ressourcen erheblich schlankere Preismodelle als bei dedizierten Systemen, die einzelnen Kunden zugeordnet sind,  ermöglicht werden. Die monatlichen Betriebskosten werden folglich für den Endanwender gegenüber einem dedizierten System stark gesenkt.

Ausprägungen der Partnermodelle

• ECM-Funktionen für SaaS-Plattformen
  Hier bietet die EES ECM- und Archiv-Mehrwert-Funktionen für Anbieter bestehender Cloud-Plattformen an.
• Datastorage-as-a-Service (DaaS) als zertifizierten Cloud-Datenspeicher
  Hier bietet die EES sicheren Speicher für gesetzeskonforme Langzeitdatenspeicherung in der Cloud an. „Die EES schafft den Spagat zwischen der Flexibilität und den Kostenvorteilen der Cloud einerseits und der rechtssicheren Datenaufbewahrung sensibler Daten (steuerrelevant, personenbezogen, medizintechnisch, ...) andererseits."

Nutzen für Endkunden

Geringe monatliche Fix-Kosten, kein eigener Administrator nötig, hohe Verfügbarkeit der Lösung, hohe Sicherheit durch automatische Sicherheitskopien und zertifizierte Rechenzentren (incl. Brandschutz etc.), Zugriff von jedem Web-Client aus möglich.

Nutzen für den SaaS-Partner

In diesem Modell profitiert der SaaS-Partner von einem besonderen Lizensierungs- und Preismodell, da durch die EES der gemeinsame Betrieb eines EASY-Servers für mehrere Kunden bzw. Mandanten parallel ermöglicht wird.

Hersteller von Software für Handwerker, Freiberufler und kleine bzw. mittlere Unternehmensgrößen (SMB/KMU) haben immer auch die Aufgabenstellung der rechtssicheren Langzeitaufbewahrung der anfallenden digitalen Dokumente und Daten zu lösen.

EASY ENTERPRISE SERVICES (EES) bietet unter dem Namen "Embedded Archive Storage" oder kurz: „EAS" revisionssichere und rechtskonforme Archivierung beliebiger digitaler Daten als Funktions-Komponente für genau solche Hersteller (ISVs) von Business-Software mit einem eigenen Standardprodukt an. Natürlich mit KPMG-Zertifikat.

Was ist daran neu?

EAS ist ein Bibliotheks-Baustein, den der ISV in seine eigene Software integriert. Es ist kein eigenständiger, separater Archiv- oder DMS-Server erforderlich. Damit lassen sich die Aufwände des Endkunden in Bezug aus Setup und Betrieb des digitalen Archivs drastisch reduzieren. Das Archiv wird einfach als neues Feature mit einem Update der Software des ISVs in dessen Distributionskanal bereitgestellt.

Auf diesem Weg vertreibt der Softwarehersteller das Embedded-Archiv (Embedded Archive Storage, „EAS") innerhalb seiner eigenen Standardprodukte in eigenem Namen und auf eigene Rechnung. Das Embedded-Archiv kann nur zusammen mit der einbettenden Lösung an Kunden verkauft werden. Dadurch lässt sich das bestehende Produktportfolio des ISV um die wertvolle Archivierungstechnologie ergänzen, um so einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil zu schaffen.

Perspektiven

Natürlich ist die Datenablage für einen Endkunden in einem Embedded Archiv keine Sackgasse. Bei steigenden Anforderungen seitens des Endkunden in Bezug auf weitere DMS- und Workflow-Funktionalitäten kann ein EAS einfach auf Vollversionen von EASY ENTERPRISE ohne aufwändige Daten-Migrationen erweitert werden.

In diesem Modell profitiert der Softwarehersteller als EASY Embedding Partner von dem besonderen Lizensierungs- und Preismodell, das besonders auf den Zielmarkt des Embedding Partners bzw. auf das Preismodell der einbettenden Business-Applikation angepasst ist.

Verteilte Infrastruktur (EIB)

In größeren ECM-Projekten ist immer die Integration von mehreren Software-Komponenten verschiedener Hersteller und die Vernetzung weit auseinanderliegender Standorte eine große Herausforderung. Kunden erwarten schlüsselfertige, hochintegrierte Prozess-Lösungen auf solchen heterogenen Plattformen. Insbesondere auf die transaktionssichere Datenübertragung und das durchgehende zentrale Monitoring in solchen Prozessen ist besonderes Augenmerk zu richten.

In ECM-Projekten treten häufig Situationen auf, in denen verschiedene Prozess-Komponenten dezentral miteinander zusammenarbeiten müssen. Einfache Beispiele sind hier dezentrale Scan-Szenarien, komplexere Beispiele ergeben sich z.B. in Rechnungs-Eingangsverarbeitungs- oder Poststellen-Prozessketten, bei denen die einzelnen technischen Prozessschritte weder an einem einzigen Standort noch von Softwarepaketen eines einzigen Herstellers abgewickelt werden müssen.

Eine sinnvolle Vernetzung solcher Prozess-Komponenten kann optimal durch ein BUS-System geschehen, an das alle Module angeschlossen werden. Ein solches BUS-System für den ECM-Markt wird von der EASY ENTERPRISE SERVICES (EES) als Integrationsplattform angeboten.

Warum ein neues BUS-System?

Der „Enterprise Information Bus" (EIB) ist eine Erweiterung des ESB-Gedankens um konfigurierbare Datenmodelle, sodass nicht nur Status & Messages, sondern auch Metadaten und Content (wichtig für ECM) unter Nutzung weiterer Standardkomponenten verarbeitet werden können.  So können auch verschiedene Archive zusammengeführt werden oder dezentral vorliegende Daten in Prozesse verteilt über verschiedene Server eingespeist werden. Durch das Bus-Konzept werden dabei Transaktionssicherheit,  Skalierbarkeit und Mandantenfähigkeit auf einfache Art hinzugefügt. Zusätzlich können so auch Cloud-Konzepte wie private-Cloud oder Hybrid-Cloud ergänzt werden, wobei die Sicherheit von Übertragung und Speicherung der Daten gewährleistet ist. Das zentrale Monitoring bietet dabei eine Übersicht über sämtliche Komponenten, deren aktuellen Betriebsstatus aber auch detaillierte Wartungsinformationen.

Auf Basis einer modernen, serviceorientierten Software Architektur („SOA – Service-Oriented Architecture") bietet die zentrale Steuerung durch den EIB wesentliche Stärken:

• eine einheitliche und umfassende Datenstruktur,
• durchgängiger „Backbone" für alle Komponenten und aufbauende Services,
• eine einheitliche „Policy" für die System übergreifende Beschreibung der Datenmodelle sämtlicher Mandanten und deren Applikationen,
• einheitliches Design, Schnittstellen- und Kommunikationsverhalten sämtlicher Komponenten,
• einheitliches Maintenance-Interface, zentrale Steuerung von Skalierungs- und Lastverhalten der verschiedenen Komponenten.

Integration ins EASY Portfolio

Ein Bus braucht Haltestellen. Ohne diese kann niemand ein- oder aussteigen. In unserem Szenario werden die Haltestellen durch die Konnektoren zu Software-Modulen aus dem bekannten EASY-Portfolio abgebildet. Für einfache, dezentrale Scan-Szenarien gibt es Konnektoren zu EASY CAPTURE (Datenquelle) und zu EASY ENTERPRISE.x (Datenablage). Für die Abbildung komplexerer Invoice-Szenarien kommen Konnektoren für die Anbindung von Extraktions-Engines (EASY EXTRACT), Buchungs-Konnektoren zu ERP-Systemen und Übergabe-Konnektoren zu Freigabe-Workflows hinzu.

Basis-Funktionen wie die durchgehende Transaktionssicherheit und zentrales Monitoring sind dabei ja bereits durch die Plattform-Technologie „eingebaut".