EASY SOFTWARE AG

EASY INVOICE for SAP verbessert den gesamten Verarbeitungsprozess für Eingangsrechnungen bei SAP Anwendern. Mit der Lösung EASY INVOICE for SAP werden transparente aber auch flexibel anpassbare Standard-Prozesse eingeführt. Ungenutzte Einsparpotenziale werden unmittelbar gehoben.

Der gesamte Verarbeitungsprozess von Eingangsrechnungen wird verbessert. EASY INVOICE for SAP bildet die Rechnungserfassung, -genehmigung und –verbuchung für SAP vollständig ab und nutzt darin sämtliche Automatisierungsmöglichkeiten.

OPTIMIERUNG VON ANFANG AN

Die erste Prozessverbesserung wird gleich nach dem Scannen von Rechnungen eingeführt: Es erfolgt eine Prüfung der Gesetzmäßigkeit jeder Rechnung. Danach werden Rechnungsinhalte (Kopfdaten wie Kreditor, Gesamtbetrag, Rechnungsdatum sowie einzelne Rechnungspositionen) automatisch gelesen.

Neben einer Grundexpertise über Rechnungswesen nutzt das System hierbei seine Kenntnisse über Kreditorenstammdaten und Bestelldaten aus SAP zur Erkennung. Fehlerträchtiges und stupides Abschreiben vom Papier entfällt.

GESETZESKONFORME DATENSAMMLUNG

Sämtliche elektronischen Daten und Dokumente werden dem korrekten System übergeben: Originalrechnungen werden in EASY ENTERPRISE nach testierter Vorgehensweise gesetzeskonform unveränderbar abgelegt. Rechnungsinhalte werden zur weiteren Verarbeitung dem Herzstück der Lösung übergegen - dem Rechnungseingangsbuch „EASY for SAP – iCENTER INVOICE“. Aufgrund der Abstützung auf die SAP Idoc–Technologie wird auch hier stets für eine Nachvollziehbarkeit sämtlicher Vorgänge gesorgt. In dieser Steuerzentrale stehen sämtliche relevanten Daten übersichtlich zur Verfügung. Alle Bearbeitungsschritte (Kontierung, Korrektur, Prüfung, Genehmigung, Freigabe, Buchung) einer Rechnung werden hieraus gesteuert oder auch automatisch ausgeführt.

RECHNUNGSPRÜFUNG IM HINTERGRUND

EASY for SAP - iCENTER INVOICE ermöglicht auch bei der Rechnungsprüfung einen hohen Automatisierungsgrad. Die Rechnungen werden im Hintergrund mit der Bestellung verglichen und bei Übereinstimmung gleich verbucht. Im Sichtbetrieb können alle Rechnungsdaten mit den relevanten Stamm- und Bewegungsdaten wie etwa Bestellungen oder Kreditorenstammdaten auf einen Blick verglichen und bearbeitet werden.

ROUTINEN AUCH BEI ABWEICHUNG

Bei Preis- oder Mengenabweichungen können die verantwortlichen Einkäufer automatisch benachrichtigt werden. Die Einkäufer können dann entscheiden, ob sie die Preis- beziehungsweise Mengenabweichung akzeptieren oder ob eine Belastungsanzeige generiert werden soll. Die Steuerzentrale „EASY for SAP - iCENTER INVOICE“ sichert über den gesamten Prozess hinweg größte Transparenz. Aufgrund der schnellen Navigationsmöglichkeiten innerhalb SAP wird auch die manuelle Rechnungsprüfung vereinfacht. Sachbearbeiter können kontieren, einen elektronischen Genehmigungsprozess anstoßen und die manuelle Verbuchung per Mausklick oder automatische Verbuchung am Ende des Prozesses veranlassen.

PROZESSE, WIE DER ANWENDER SIE BENÖTIGT

Die prozessgestützte Bearbeitung von Eingangsrechnungen durch mehrere Sachbearbeiter kann wahlweise durch einen SAP-internen Workflow (basierend auf SAP Business Workflow) oder auch durch einen SAP-externen Web-gestützten Workflow erfolgen.

EASY INVOICE for SAP wird mit einem Best-Practice-Workflow ausgeliefert. Unternehmensspezifische Rechnungsgenehmigungsprozesse können auf dieser Basis mit kleinen Handgriffen maßgeschneidert so abgebildet werden, dass ein optimal angepasstes Ergebnis für das Unternehmen resultiert.

Auch nach der Einführung kann EASY INVOICE for SAP ganz einfach an veränderte Bedürfnisse angepasst werden. Die flexible Technologie erlaubt zudem, beliebige weitere dokumentenbasierte Prozesse zu erstellen.