EASY SOFTWARE AG

Immer mehr Dokumente der Personalakte werden von der Personalabteilung elektronisch erstellt oder gehen elektronisch in der Abteilung ein. Das Handling einer vollständigen Papierakte und die sichere Aufbewahrung von digitalen Unterlagen ist dadurch eine große Herausforderung für das Personalwesen.

Mit der Einführung einer elektronischen Personalakte wird nicht nur das Pflegen der Personalakte erleichtert und die revisionssichere Ablage gewährleistet, sondern führt auch zur Vereinfachung und Transparenz in den Prozessen rund um die Personaldokumente. Dies führt zu einer qualitativen Verbesserung der Personalarbeit.

Das EASY RECORDS for HR bietet einen bedienerfreundlichen, webbasierten Zugriff auf alle archivierten, aufbewahrungspflichtigen Dokumente und kann somit standortunabhängig genutzt werden. Je nach Rolle und Berechtigung sieht der Personalsachbearbeiter, Vorgesetzte oder Mitarbeiter nur die Daten, Dokumente und Prozesse, die für ihn bestimmt sind.

SICHER, ABER KEINE INSEL

Die Integration der Office-Produkte, Mailsysteme, Personalanwendungen und unseres Scann-Clients sorgt für die Aktualität und Vollständigkeit der Akte. Auf diese Weise kommen wir den Hauptanforderungen, wie z. B. Aufbewahrungspflicht, Vollständigkeit sowie Datenschutz, Zugriffschutz und Einsichtsrecht nach.

EASY RECORDS for HR bietet durch die Verwendung von Löschfristen und Wiedervorlagen dem Sachbearbeiter in der Personalabteilung eine aktive Unterstützung bei der täglichen Arbeit. Die Entnahme von Dokumenten, wie Abmahnungen, die vernichtet werden müssen oder Überprüfung von Fristen aus Zeitverträgen oder Prüfungen, die erneuert werden müssen wird optimal unterstützt.

Die erwähnten Klassifizierungs- und Integrationsmechanismen erlauben einen effizienten Zulauf einer große Menge von Dokumenten und ebenfalls eine automatisierte Übernahme von Altakten.

EASY RECORDS for HR schafft ebenfalls die Grundlage für weitere Aktenanwendungen und Geschäftsprozesse. Der Ausbau einer Personal- zu einer Formenakte rückt dann in greifbare Nähe.

PERSONAL: FRAGLOS EIN UNTERNEHMENSPROZESS

Prozesse, in denen andere Abteilungen eingebunden sind, wie bei der Erstellung und Freigabe von Arbeitsverträgen werden durch die Steuerung über das optionale Workflowsystem transparenter und schneller. Best-Practice-Workflows garantieren eine schnelle und reibungslose Implementierung.

Bearbeitungszeiten komplexer Prozesse werden verkürzt. Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig auf die Inhalte der Akte zugreifen. So entfallen lange Bearbeitungswege, teilweise über Standorte hinweg.

Auch in terminlicher Überwachung spielen elektronische Akten ihre Stärke aus. Neben Wiedervorlagen können Ablaufende Zertifikate (Schweißer Prüfbescheinigungen) beobachtet werden oder das Nichteinreichen von Pflichtdokumenten eines Zeitraumes ausgewertet werden.

WE SAVE TIME.